経費精算システムとは経費精算システムとは、経費精算をおこなう上で必要な申請書の作成、承認者の承認、その後の仕訳から会計ソフトに流し込むまでの業務を効率的におこなうためのシステムです。
経費精算、交際費精算、交通費精算、出張費精算など、さまざまな精算をシステムでおこなうことができます。
他にもICカードや領収書の読み取り機能など、申請者の業務を楽にする機能や、自動仕訳やFBデータの自動作成など、経理担当者の業務を効率化するための機能がついています。
経費精算システムの必要性経費精算の必要性として、経費精算にかかる申請や必要書類の添付等、従業員の工数を最小限に抑えるところにあり、従業員が働きやすい環境を作るためにも経費精算システムの導入が最適です。ワークフローとして承認ルートを設定することも可能なため、管理者側にとっても確認業務の効率化や、紙運用にかかっていたコストを削減することが出来ます。
経費精算システムとは？システムの主な機能と導入メリットを解説
経費精算システムの主な機能
申請機能
承認機能
精算機能
仕訳作成機能
経費分析機能
マスタ管理機能
データのセキュリティ機能
統計・分析機能
申請機能申請機能は、従業員が経費の内容を入力し、領収書などの証憑書類を添付して申請する機能です。経費の日付や金額、内容、支払先などの情報を入力し、申請フォームを作成します。スマートフォンなどで撮影したレシートや領収書の画像を添付できるタイプもあり、簡単に経費の申請が行えます。これにより、従業員は出張先やリモートワーク中でも迅速に経費を申請することができます。
承認機能承認機能は、申請された経費を管理者が確認し、承認または却下を行うことができます。
自動で振り分ける自動分岐設定機能や、承認できない場合に差し戻しのコメントを記入する機能もあります。この機能により、経費の承認プロセスがスムーズになり、承認作業にかかる時間を大幅に削減できます。
精算機能精算機能は、経費精算の申請から承認、支払いまでの一連の業務を自動化する機能です。従業員が立て替えた経費を自動的に支払う機能や、承認された経費精算データを元にインターネットバンキングに必要な振込データを自動で作成する機能があります。これにより、振込作業の負担が軽減され、経理業務が効率化されます。
仕訳作成機能仕訳作成機能は、承認された経費を自動的に仕訳データに変換し、会計ソフトに連携する機能です。経費の内容や金額、支払先などの情報を元に、適切な勘定科目を自動的に割り当てます。
税区分や部門、プロジェクトなどの情報も合わせて仕訳データに反映します。作成された仕訳データを、会計ソフトやERPシステムにインポートすることで、経理業務が効率化されます。
経費分析機能経費分析機能は、過去の経費データを可視化し、分析することができる機能です。これにより無駄な経費を省き、経費の適正化を図ることができます。経費分析機能を活用することで経費の使用傾向を把握し、経費削減のための具体的な対策を立てることができます。
マスタ管理機能マスタ管理機能は、経費精算に必要な各種マスタ情報の一元管理が可能です。勘定科目や税区分、部門、プロジェクトなどのマスタ情報を登録し、仕訳作成に活用します。
ユーザーや承認者、権限などのマスタ情報も管理し、システムの運用をスムーズに行えます。経費精算業務の標準化やデータ品質の向上に効果的です。
データのセキュリティ機能経費精算システムには、データのセキュリティを確保するための機能も重要です。暗号化された通信や二要素認証、アクセス制限などを用いて、データの漏洩や不正アクセスを防止します。経費データは機密性が高いため、セキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。
統計・分析機能統計・分析機能は、蓄積された経費データを元に、様々な角度から経費の状況を分析できます。部門別や項目別、期間別などの切り口で、経費の集計や傾向分析に活用します。
予算と実績の比較や、前年同期との比較など、多角的な分析が可能です。分析結果をグラフやチャートで可視化し、経営の意思決定に役立てることができます。
経費精算システム導入のメリット
申請作業の時間短縮
承認作業の効率化
経理の業務効率化
申請作業の時間短縮経費精算システムを利用することで、申請作業にかかる時間を大幅に短縮できます。システムが無い場合は、書面で申請書を作成し、各部門の担当者に書面を回して承認を得る必要がありましたが、システムを導入すれば書面でのやり取りが不要になります。
承認作業の効率化電子化により承認プロセスが迅速化することで、承認作業の効率を上げることができます。申請内容をシステム上で確認し、ワンクリックで承認または却下が可能です。
承認の進捗状況が可視化されているので、申請者と承認者の双方が進捗を把握することができます。承認プロセスの効率化により、経費処理にかかる時間を短縮することができます。
経理の業務効率化経費精算システムには、交通費などの経費計算を自動で処理する機能があります。本来であれば経費計上した金額の正確性を確認するために、経理担当が経費内容を計算・確認する必要がありますが、経費精算システムがあればこれらの負担を軽減することができます。自動仕訳機能や他システムとの連携機能を活用することで、経理業務全体の効率化を図ることが出来ます。
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